Организационный отдел

По вопросам работы со входящей и исходящей корреспонденцией и документами обращаться по телефону +7 (8362) 68-80-21

Функции организационного отдела:

Организационный отдел

• первичный прием и обработка всей поступающей корреспонденции по всем видам связи на имя ректора;

• отправка исходящей корреспонденции по видам связи: почта, факсимильная связь, курьерская связь, экспресс-почта;

• регистрация исходящей от имени ректора корреспонденции;

• контроль над оформлением документов, предназначенных для отправки;

• рассылка корреспонденции и документов с резолюцией ректора/первого проректора по структурным подразделениям, постановка на контроль, контроль над их исполнением в установленный срок;

• организация работы по предложениям, обращениям, заявлениям и жалобам граждан;

• прием, обработка проектов приказов и распоряжений;

• издание, регистрация, рассылка, хранение, постановка на контроль, контроль над исполнением приказов и распоряжений в установленный срок;

• регистрация и рассылка устных поручений и распоряжений ректора, решений ректората, постановка на контроль, контроль над исполнением в установленный срок;

• контроль над прохождением документов, их оформлением и исполнением в установленный срок;

• подготовка обобщенных сведений о ходе и результатах исполнения документов, устных поручений и распоряжений ректора, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

• систематический анализ состояния работы структурных подразделений и подготовка отчетов (информаций) о деятельности в части исполнения приказов, распоряжений и поручений ректора, ректората;

• учетно-справочная работа по документам;

• обеспечение единого порядка составления, оформления, хранения документов и оперативного использования документной информации;

• организация работы по сопровождению, консультированию и оказанию методической помощи структурным подразделениям при разработке номенклатуры дел;

• предоставление необходимой информационной, методической и консультативной помощи подразделениям и службам по вопросам делопроизводства;

• разработка инструкции по делопроизводству, разработка сводной номенклатуры дел;

• организация хранения, использования гербовой печати и круглой негербовой печати;

• заверение гербовой печатью всех документов, подписанных ректором, лицами, имеющими доверенность ректора;

• проверка состояния делопроизводства в структурных подразделениях;

• хранение учредительных документов;

• подготовка дел для сдачи в архив;

Архив организационного отдела

• прием документов не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства, учет и хранение документов структурных подразделений, обработанных в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством Российской Федерации;

• осуществление учета и обеспечение сохранности принятых на хранение дел;

• выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов в целях служебного и научного использования;

• выдача в установленном порядке копий документов и архивных справок;

• ведение учета использования документов, хранящихся в архиве;

• проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве;

• участие в составлении номенклатуры дел, контроль над правильностью формирования дел в структурных подразделениях, подготовкой дел к передаче в архив;

• подготовка и в установленном порядке передача на хранение в Государственный архив Республики Марий Эл документов архивного фонда.